Hvordan sende kursbevis til ekstradeltagere uten e-postadresse?

Kom i versjon 4.2.0., Merk: hvis man har versjon 5.2 eller senere, er det nye muligheter.
Hvis man som en registrar, eller hoveddeltager, melder på flere, som ikke har e-postadresse, så kan man gjøre følgende for at de skal motta sitt kursbevis.

Hvordan gjøre kursbeviset klart til printing

  1. Lag kursbeviset i Kommunikasjon > Kursbevis
  2. Deltagere > Utskrift kan du filtrere på en type status, eller ikke i det hele tatt. Ved å velge kursbevis som Format, og trykk Utskrift. Da vil alle deltagere i aktiviteten få eget kursbevis med eget navn. 
  3. For å la en registrar fordele dette mellom de deltagerne de har påmeldt, er det enkleste å benytte seg av noe som heter "Split PDF". 
  • Søk på dette på nettet, og bruk f.eks denne siden: http://www.splitpdf.com/
  • Her laster du opp hele PDF'filen du laget i punkt 2. Så kan du f.eks velge "Extract all pages into separate files", slik at hvert ark blir delt inn i 1 PDF fil hver.
  • Her må du altså følge med på deltagerlisten samtidig, for å se hvem som hører til en hoveddeltager. 
  • Nå er alle kursbevisene som 1 PDF ark hver. Hvis dette skal sendes til en hoveddeltager, så kan disse filene nå sendes til riktig person. Kan anbefale å endre filnavn på hver fil til deltagernavnet. 
  • Det er også mulig å sende en ny stor PDF fil til en hoveddeltager, istedenfor mange separate PDF filer. Da kan du benytte det av "Merge PDF". 
  • F.eks denne siden: http://www.pdfmerge.com/  
  • Last opp de ulike filene, og trykk på "Merge". Merk: Filen du skal laste opp må være MAX 100 MB.

4. Nå kan du sende kursbevisene til den aktuelle registrar / hoveddeltager.

Merk: For å sende ut til korrekt hoveddeltager via systemet, kan vi foreslå følgende måte:

  1. Etter å ha printet ut PDF filene, og utført "Split" og "Merge" om nødvendig, husk at det kan være MAX 100 MB. Er den siste filen større enn det, må du utføre "Split" igjen, og sende flere filer. 
  2. Sørg for å sette den ene aktuelle hoveddeltageren med en status, som INGEN andre har. 
  3. Dette gjøres slik at du på Kommunikasjon > Epost, nå kan velge denne ene statusen, og KUN se navnet til hoveddeltageren. 
  4. I e-post innholdet, kan du enten sette inn PDF som en link med tekst, eller laste opp et bilde, og dermed sette PDF filen som link direkte til dette bildet. 
    Merk: ikke sett inn PDF som et bilde!
    Insert > Image eller link. 
    F.eks skrive navn på deltager, og så linke til korrekt kursbevis til den ekstradeltageren. 
    F.eks sette inn ikon av PDF, og sette inn link på dette bildet som fører til PDF filen. 
    Av erfaring, fungerer ihvertfall 16 kursbevis (på ett ark) i en PDF fil. Dette baserer seg da litt på hvor mye tekst og bilder som er på deres kursbevis.  

Trenger du fortsatt hjelp? Kontakt oss Kontakt oss