Grundig sjekkliste for enkel aktivitet og kommunikasjon

Dette er en sjekkliste du som kunde hos Pindena Påmeldingssystem kan benytte deg av når du oppretter en aktivitet. Her er det beskrevet i en steg-for-steg prosess med forklaring på hvor på siden du kan gjøre hva. Om det er ønskelig med mer informasjon, se på vår FAQ, YouTube-videoer eller kontakt oss.

1. Opprett aktiviteten og skriv inn ønsket tittel, trykk på +Ny aktivitet
2. Oppsett grunnleggende. Her kan mange innstillinger gjøres:
   1. Aktivitet > Oppsett > Grunnleggende. Her kan du skrive tittelen, og endre linken om ønskelig. Hvis det er restriksjoner på hvor mange det er plass til av deltagere, kan du fylle inn et max antall her, dette kan endres fortløpende, og det kan også stå 0, hvis det ikke er restriksjoner. Det står også 2 sjekkbokser du kan velge å huke av eller ikke. Vis aktivitet, ved å huke av her så vil aktiviteten være synlig. Vis aktivitet etter sluttidspunkt, ved å huke av her så vil aktiviteten fortsatt være synlig etter at det er gjennomført.
   2. Aktivitet > Oppsett > Grunnleggende > Dato. Her setter du inn 2 datoer og tidspunkt for å vise til når aktiviteten starter og slutter. Påmeldingsfrist er viktig å sette før selve startdatoen til aktiviteten,hvis ikke så vil ikke påmeldingsfrist bli vist.
   3. Aktivitet > Oppsett > Grunnleggende > Sted. Her kan du fylle inn adresse til hvor aktiviteten skal holdes.
3. Aktivitet > Påmeldingsskjema. Her skal du fylle inn all informasjonen til selve påmeldingsskjemaet.
   1. Aktivitet > Påmeldingsskjema > Påmeldingsskjema. Her er det ofte viktig at det er en hake på “Vis side”, hvis ikke så er det ikke noe skjema som vises. Du kan velge å laste opp et aktivitetsbilde som vil vises på siden, før selve skjemaet. Ved å fylle inn tekst, bilder, tabeller o.l i Beskrivelse, så vil dette vises før skjemaet. Her kan du også endre teksten til “registrerknappen”.
   2. Aktivitet > Påmeldingsskjema > Innstillinger. Her har du fire mulige innstillinger. Vis tidspunkt, Vis deltagerstatus, Vis sted og Vis påmeldingsskjema. Vi anbefaler at alle 4 er huket av for og benyttes.
   3. Aktivitet > Påmeldingsskjema > Felt i påmeldingsskjema. Nå har du kommet til selve skjemaet.
   1. Her er det 5 kolonner bortover: Feltnavn, Type, Påkrevet, Vis/skjul og et + (pluss) tegn for flere muligheter.
   2. Det er flere felt som er reservert, og dette er felt som vanligvis blir benyttet. Helst ikke skriv over et reservert felt, og bytt feltnavn på de.
   3. Du kan selvsagt lage flere felt under de reserverte feltene, da fylles det inn i “Ekstrafelt”. For å endre på hva slags type felt det skal være, trykker du på den lille pilen i feltet. Her har du valg mellom: tekst, kommentarfelt, radioknapp, nedtrekksmeny, avkrysningsboks, datofelt og overskrift. For mer hva hver av disse innebærer, klikk deg inn her på FAQ om påmeldingsskjemaet
   4. Hvis du ønsker flere felt, trykker du på “Legg til ekstrafelt”. Husk å trykke på “Lagre” før du trykker på “Vis”.
   5. I toppen vil det stå "Påkrevet", "Deltager" og "Ekstradeltager":
      1. Ved å huke av på "Påkrevet", vil det gjøre feltet som påkrevet, og det må besvares. 
      2. Ved å huke av på "Deltager", så vil feltet vises for en deltager, altså en hoveddeltager hvis man har ett skjema med ekstradeltagerer også.
      3. Ved å huke av på "Ekstradeltagere" betyr at du kan tillate for at de registrerer på en person til. Da vil hvert felt hvor du huker av for denne muligheten, vises for skjemaet til ekstradeltageren også.
   6. Ved å trykke på + tegnet på samme rad som et felt, vil du få opp flere muligheter.
   1. Her kommer det opp 3 tekstfelt: Verdier, Hjelpetekst og Standardverdi. Hvis du ønsker svaralternativ i et nedtrekksfelt som feks Ja, Kanskje, Nei- så fylles dette inn i Verdier. Hjelptekst er en mulighet for å skrive en setning for å vise til hvordan svaret kan besvares. Standardverdi er noe du kan fylle ut hvis det skal være et svar som står der på forhånd.
   2. I tillegg vises det 2 radioknapper: Ikke-redigerbart og Kopier data til ekstradeltagere. Ikke-redigerbart innebærer at feltet ikke kan redigeres av deltageren. Kopier data til ekstradeltagerer innebærer at hoveddeltageren kan fylle ut /velge et spesifikt svar, og at det kan da bli det samme svaret for ekstradeltageren.
4. Aktivitet > Deltagere > Deltagere. Her kan du se informasjon om de deltagerne som har meldt seg på til din aktivitet.
   Hvis det er deltagere som har meldt seg på, vil du her se et kakediagram og en oversikt. Kakediagrammet viser deltagernes statuser. Mulige statuser er: Importert, Invitert, Reservert, Påmeldt, Venteliste, Bekreftet, Avslått, Avmeldt, Utgått og Registrar. I oversikten nederst på siden har du mulighet for å filtrere hvilke deltagere du vil se basert på status, eller når du trykker “Flere filter…” så vil du få opp flere valgmuligheter her. Ved å trykke på knappen “Eksporter til Excel” vil alle, eller de du har filtrert, bli vist i et Excel regneark på lik måte.
5. Aktivitet > Deltagere > Meld på. Her kan du melde på en deltager manuelt.
   1. Meld på. Her må du fylle ut informasjonen som deltageren ellers ville ha fyllt ut i skjemaet.
   2. Status. Her kan du i etterkant huke av for at deltageren har “Møtt opp” og/eller “Bestått”. Betalt alternativene her kan benyttes i en høyere lisens, men i Basic tilfellet så er dette noe du kan endre på når du feks får betaling, eller har fakturert deltageren. Status er noe som må endre når du melder de på via denne måten, “Ny” er automatisk, men bør stå som “Påmeldt”. Det er også her mulig å skrive inn en intern kommentar som kun du vil se.
6. Sende e-post. Velg feks statusen, eller huk av på noen som skal motta e-post. Her har du mulighet til å sende ut e-poster til mottagere med ulike statuser.
   1. E-post. Du kan velge om meldingen du vil sende skal sendes nå, eller senere. Ved å trykke senere, så vil du få opp en kalender med dato og tidsvalg.
   2. E-postinnhold. På samme måte som en vanlig e-post, fyller du her ut “Emne” og selve innholdet i e-posten. Her har du også et avkrysningsmulighet for å “Inkludere link til aktivitet”. Feltet “Lenketekst” innebærer hva det skal stå på linken. Feks: Link til aktivitet. Les om aktiviteten her. osv. Trykk på “Send” for å sende e-posten, det blir da basert på valget du tok om det skal være nå eller senere.
7. Send SMS. Velg feks statusen, eller huk av på noen som skal motta SMS. I likhet med forrige punkt om e-post, er det nesten det samme når du skal sende SMS.
   1. SMS. Du velger her om det skal sendes nå eller senere. 
   2. Innhold. Her skriver du inn teksten til SMS, det er max 160 tegn. Ved å huke av for “Inkluder link til aktivitet”, får de også tilsendt linken og kan gå inn på Påmeldingsskjemaet rett fra SMS.
8. Kommunikasjon > Utboks. Dette er meldingene som skal bli sendt ut fra systemet.
9. Kommunikasjon > Sendt. Dette er meldingene som har blitt sendt ut fra systemet.

Dette var en enkel gjennomgang av hvordan du kan opprette en aktivitet, forme aktiviteten, holde en oversikt på deltagerne samt kommunisere.