Hvordan håndtere endringer på påmeldinger?
Ved arrangement hender det ofte at det er nødvendig å gjøre endringer. Feks deltagere som må endre på informasjon, som ankomstdato eller valg av billett.
Arrangement med betaling:
Dette er fullt mulig å tillate, men det er viktig å tenke på følgende punkter:
- Det er pr nå ikke refusjon direkte i Pindena.
- Hvis dere har integrasjon med regnskapssystem for ordre, så blir ordrene og kreditnota overført.
- Ved kortbetaling så får de krav om å betale mer, om de har valgt et dyrere produkt. Ved å velge lavere pris på produktet, så får de ingen refusjon eller kreditnota automatisk for dette.
- Bestem når dere oppretter skjema om dere skal la deltagere få lov til å endre og avmelde seg selv, eller om dere vil måtte velge dette. Dette kan dere endre på senere, men det er lurt å tenke over.
- Det er ikke tillat å ha automatisk håndtering av venteliste, samtidig som man har kortbetaling eller Vipps. Det er tillatt med faktura.
Hvis dere har integrasjon med regnskapssystem:
- Send kreditnota, denne blir da sendt over også til systemet.
Scenario 1:
Når en deltager har behov for å feks fjerne en produkt, og ønsker en lavere sum på sin faktura, må følgende gjøres:
- Gå inn på den aktuelle deltageren.
- Scroll ned til "Vis betalinger" og trykk på denne. knappen
- Da vil man se faktura som er sendt ut. Ved å trykke på Faktura + nummer vil man kunne få valg om å laste ned fakturaen eller sende til deltageren.
- Om en deltager har gjort endringer, eller dere som arrangør har gjort endringer som vil resultere i pris endringer, så vil det se feks slik ut:
- Her er det et utestående beløp.
- Det er da 2 måter for å løse dette.
- 1- Aktiver kortbetaling
- 2- Krediter faktura og send ny faktura
Alt 1: Om man går for alternativ 1 og benytter kortbetaling, så kan deltageren komme inn på sin påmeldingslink, og for å trykke på "Oppdater" så vil de måtte betale det som har blitt mellomlegget/utestående. Da må det være aktivert "Tillat endring av påmelding".
Deltager får da se følgende melding når de ser på sitt skjema:
Alt 2: For å løse det med å sende ny faktura, så må man gjøre som forklart lenger oppe, og kreditere en faktura. Deltager mottar ikke automatisk denne, men den blir sendt til regnskapssystemet ditt.
Så kan man gjøre de nødvendige endringer. Enten at dere selv gjør det, eller ved "Tillat endring", så kan dere be deltageren gå inn selv og velge andre produkter. Om deltageren gjør det selv, så velger nå, og trykker på Oppdater og "betal med faktura", så vil de motta oppdatert påmeldingsbekreftelse og ordre sendes til regnskapssystemet deres. Om dere gjør dette selv, så må dere velge nye/nytt produkt på deltageren ved å trykke på den i deltagerlisten. Velg ønsket produkt, så Lagre. For å laste innholdet må man antagelig gå ut av siden, så inn igjen. For å lage ny faktura går man ikke på deltageren, trykke på "Vis betalinger" knappen, og på Ny faktura. Da vil den sendes rett til deres regnskapssystem. NB, det blir ikke sendt en påmeldingsbekreftelse til deltageren ved at du som arrangør gjør endring. Om deltager skal få en oppdatert bekreftelse, så går du på Deltageren > Kommunikasjon > Send påmeldingsbekreftelse
