Tripletex-integrasjon

Pindena har en komplett integrasjon for å overføre påmeldinger som fakturagrunnlag til Tripletex. Det innebærer at vi kan opprette kunde, kontaktperson, ordre, faktura og betaling etter behov. Vi kan også knytte en påmelding til eksisterende kunde, kontaktperson og produkt.

Slik fungerer det

Med en gang det registreres en påmelding så lages det en ordre i Tripletex. Hvis ordren er forhåndsbetalt med kort, så kan det lages en betalt faktura. Hvis ordren i stedet skal generere en faktura, gjøres det automatisk eller manuelt i Tripletex på samme måte som dere vanligvis lager fakturaer. Når kundenes fakturabetalinger kommer inn på bankkonto, vil KID-avstemmingen automatisk avstemme innbetalinger og regnskapet er oppdatert. Alt dette skjer automatisk uten manuell jobb - slik at du kan stole på tallene.

Bli kjent med og definer prosessen

Dere må sammen med økonomiavdelingen bestemme hvordan prosessen skal henge sammen med deres økonomisystem. Vi i Pindena vil gjerne være med og hjelpe dere i denne fasen.

Punktene under forteller noe om hvordan prosessen er lagt opp i Pindena Påmeldingssystem.

Kundene identifiseres ved organisasjonsnummer for firmakunder og e-postadresse for personkunder.
Kontaktpersoner identifiseres ved e-postadresse og brukes bare for firmakunder.
Produkter i påmeldingssystemet kan knyttes til forskjellige eller samme produktnummer i økonomisystemet. Inntektskonto kan defineres på produktene i Tripletex sånn at arrangementene automatisk posteres riktig.
Påmeldinger som er forhåndsbetalt med kort kan knyttes til den betalingstypen dere ønsker å bruke i Tripletex. Det er også mulig å definere at disse ikke skal overføres fra Pindena til Tripletex hvis dere heller vil bruke bilag fra betalingsleverandøren.
Det kan ikke opprettes nye privat person kunder for å motta eFaktura.

Tilkobling

For at Pindena skal koble seg til deres Tripletex-konto må en av deres administratorer i Tripletex først aktivere API 2.0-modulen via Selskap > Vår kundeside og godkjenne avtalen. Dette er kostnadsfritt.

Deretter kan administratoren gi seg selv eller en annen bruker/ansatt API-tilgang. Under fanen "API-tilgang" på brukeren i Tripletex kan man opprette en API-nøkkel:

Navn på applikasjonen skal være Pindena, søk og velg fra nedtrekksmenyen.
Ikke kryss av for "Tilpasset oppsett".
Dere velger selv navn på nøkkelen.
Klikk på "Opprett nøkkel".
Kopier og send oss "API-nøkkel".

Merk: Hvis du får feilmelding om manglende tilgang må du gi den ansatte tilgang til alle moduler og funksjoner som trengs for å opprette kunder og ordre, eller opprette nøkkelen på en annen ansatt som allerede har tilgang. Pindena legger inn deres brukernøkkel i påmeldingssystemet og integrasjonen er klar til bruk.

API-nøkkelen skal ha følgende tilganger

Dette skal komme automatisk, men hvis man trenger å legge det til manuelt, så er de som følger:

Faktura - Alt
Regnskap - Alt (for Hele selskapet)
Bilag - Alt under "Tilgang til" + Kan registrere Leverandørfaktura og Avansert bilag
Prosjekt - Full tilgang (for Hele selskapet)
Produkt - Full tilgang
Kunde/leverandør - Alt (Full tilgang, inkludert tilgang til å opprette kunder)

Innstillinger

Hvis dere er mva-pliktig er de fire vanligste mva-satsene alltid tilgjengelig i påmeldingssystemet. Dere må sørge for at alle disse mva-satsene også er skrudd på i Tripletex (i Regnskap > Innstillinger > Mva-innstillinger), ellers kan det bli laget ordre uten varelinjer:

Avgiftsfritt (0%) - Har omsetning utenfor mva-loven (mva kode 6)
Lav sats (12%) - Har omsetning med lav sats (mva kode 33)
Middels sats (15%) - Har omsetning med middels sats (mva kode 31)
Høy sats (25%) - Har omsetning innenfor mva-loven (mva kode 3)

Hvis dere skal bruke en annen betalingstype enn "Betalt til bank" når dere registrerer påmeldinger som er betalt med kort må dere kopiere og sende oss det som står i feltet Beskrivelse under Regnskap > Innstillinger > Betalingstyper.

Test og sett i produksjon

Vi kan hjelpe dere å lage testaktiviteter som dere kan bruke til å teste at alt fungerer som ønsket. Når dere er fornøyd med testresultatene er det bare å slippe til vanlige deltagere.

Vær obs på at Tripletex tillater import av ordre med samme nummerserie som sendt over fra Pindena.