Hvordan importere deltagere?

Importere deltagerlister i en aktivitet

For den aktuelle aktiviteten (eller spørreundersøkelse), kan du importere deltagere ved å laste opp en fil fra Excel.

Kort oppskrift for import

Gjelder fra versjon 6.4

Før du importerer

Lag ferdig påmeldingsskjemaet.
Lag et regneark med en deltagerliste.
Første rad bør være kolonnenavn.

Når du skal importere

Gå til Deltagere > Import.
Velg fil og trykk Last opp.
I neste steg skal du koble felt i skjema med kolonner fra regnearket.
Trykk Importer, og se på oppsummeringen du får.

Når du har importert

Gå til deltagerlista og send invitasjon.

Oppskrift for import av deltagere

Gå inn på "Deltagere" i toppmenyen og velg "Importer"
Kolonnene i Excel-filen skal ha kolonnenavn i første rad. F.eks: Fornavn, Etternavn, E-post. Det behøver IKKE være i korrekt rekkefølge som i skjema, og heller ikke stavet på riktig måte som i skjema. Dette kan du selv fikse med "dra og slipp" funksjon.
Trykk Velg fil og trykk Last opp.
Neste bildet viser til de felt man har i skjema i blått, og de felt som blir med i importen i grønt. Dra og slipp de blå feltene ned slik at de blir grønne om dette er felt som skal være med i importen.
NB: kun grønne felt blir med i importen.
Vi anbefaler å la statusvalg stå som "Importert (ikke overskriv eksisterende)".
Dette kan være viktig hvis det er to med likt navn, slik at man ikke mister den ene deltageren. Alle deltagerne som blir importert fra Excel-filen vil da få status "Importert" mens andre deltagere som allerede ligger inne i deltagerlisten vil beholde den statusen de allerede har.
Anbefaler også å la det være haket av for at "E-postadresse eller telefonnummer er påkrevd", og sørge for at i alle fall ett av disse feltene er påkrevd i påmeldingsskjemaet. Dette er så man kan sende ut personlig invitasjon til deltagerne som blir importert. Viktig at det da er de reserverte feltene for E-post og Mobilnummer som er benyttet.
Når du er fornøyd med de grønne felt, kan du trykke på Importer for å laste de inn.
Så vises en oppsummering av importen. Om e-postadresser eller annet er feil, vil dette vises her. Trykk på "gå til deltagerlista" for å se alle deltagere. Nå kan du sende invitasjoner!

GAMMEL IMPORT, FØR VERSJON 6.4

Gå inn på "Deltagere" i toppmenyen og velg "Importer"

Kolonnene i Excel-filen du skal importere må ha akkurat de samme navnene som feltene du har valgt i Påmeldingsskjemaet.
Du trenger ikke å ha med alle feltene fra Påmeldingsskjemaet, men de du skal ta med må ligge etter hverandre (i Påmeldingsskjemaet kan du dra og slippe feltene i den rekkefølgen du ønsker dem):

I Excelfilen MÅ tekstfeltene må begynne på rad 1.
De viktigste kolonnene er som regel fornavn, etternavn, epost og mobil. Andre felt er vanligvis ikke nødvendig.
Etter å ha opprettet Excel filen, trykk på "Velg fil", og finn fram den aktuelle filen.
Vi anbefaler å la statusvalg stå som "Importert (ikke overskriv eksisterende)" (i eldre versjoner heter dette statusvalget "Ny (ikke overskriv eksisterende)).
Dette kan være viktig hvis det er to med likt navn, slik at man ikke mister den ene deltageren. Alle deltagerne som blir importert fra Excel-filen vil da få status "Importert" mens andre deltagere som allerede ligger inne i deltagerlisten vil beholde den statusen de allerede har.
Anbefaler også å la det være huket av for at "E-postadresse eller telefonnummer er påkrevd", og sørge for at i alle fall ett av disse feltene er påkrevd i påmeldingsskjemaet. Dette er så man kan sende ut personlig invitasjon til deltagerne som blir importert. Viktig at det da er de reserverte feltene for E-post og Mobilnummer som er benyttet.
Trykk Last opp, så skal deltagerne i Excel-filen importeres og være klare til å bli invitert om ønskelig. Du bør se et grønt felt på toppen av siden som viser at importen har vært vellykket.

Om du her får feil, så kan det være:

Dersom antallet deltagere i deltagerlisten ikke stemmer med det antallet du skulle hatt etter import, eller at du får deltagere "Uten navn" kan dette skyldes duplikater (e-postadresser eller telefonnummer som allerede var registrert)
Filen er for stor (kopier ut alle kolonnene med navn, og legg det inn i en helt ny Excel-fil), og prøv på nytt. Selv om det kan se ut som en liten fil, så har Excel noen ganger feil slik at det blir lagret som en veldig stor fil.
Det står feil i kolonnenavn (det må stå helt likt som det gjør på Deltager > Import siden). Det kan være så lite som et mellomrom, stor/liten bokstav, bindestrek osv i kolonnenavnene.
At flere felter i påmeldingsskjemaet har akkurat samme navn.
Feil på e-postadresser eller telefonnummer (sjekk for eksempel at ikke det er noen mellomrom som ikke skal være der)

Opplever du fortsatt feil så er du nødt til å sende oss din importfil. Vi kan ikke hjelpe uten å få tilsendt filen, eller screenshots eller noe mer informasjon.